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Kultur wandeln – Erste Schritte: Mitarbeitendenversammlung mal anders

In diesem März habe ich meine neue Position als Geschäftsführerin des Zentrum für Medien- und Informationstechnik (ZIMT) der Universität Siegen angetreten. Erwartet hat mich eine heterogene Struktur – zusammengewürfelt aus Universitätsrechenzentrum, Verwaltungs-IT und Medienproduktion zum jetztigen ZIMT mit professoraler Leitung (Prof. Dr.-Ing. Sabine Roller) in Kooperation mit mir als Geschäftsführerin. Verteilt auf verschiedene Standorte mussten Wege gefunden werden, unser Personal zusammen zu führen. Wie in so vielen Einheiten mit ähnlichem Charakter steht auch unser ZIMT zusätzlich vor der Herausforderung, neben dem Tagesgeschäft mit einer erheblichen Menge an zusätzlichen Projekten zurecht kommen zu müssen. Auch ZIMT-eigene Forschungs- und Weiterentwicklungsprojekte sind zu berücksichtigen.

Gleich an meinem 2. Arbeitstag gab es eine Mitarbeitenendenversammlung zwecks Vorstellung meiner Person und der Vermittlung unserer Ergebnisse eines vorgehenden Strategieworkshops der Führungskräfte. Nach einem kurzen Folienvortrag und einige wenigen Rückfragen war nach 30 min schon Ende.

Es war mir gleich klar, die nächste Mitarbeitendenversammlung wird anders. In den kommenden Monaten (Analysephase …) nahm das Vorhaben langsam Gestalt an. Nachdem die von mir eingeführten Lean Coffees gut etabliert waren, war Zeit für den nächsten Schritt. Die Idee in Kürze: Organsatorische Potentiale/ verdeckte Dienste aufzudecken und gleichzeitig die direkte Kommunikation – insbesondere von Menschen, die im Alltag wenig oder gar nichts miteinander zu tun haben – zu fördern. Nach einiger Überzeugungsarbeit waren alle Abteilungen soweit, mitzumachen: Im Vorfeld haben alle Abteilungsweise ihre Dienste/ Aufgaben auf ein großes Plakat zusammengefasst.

Die längste Abteilungswand

Mein Ziel war hier: Zum einen, die Abteilungen dazu zu bringen, sich mit ihren Tätigkeiten intensiv auseinander zu setzen, diese zu visualsieren und darüber zu sprechen.

Beispiel vorbereitete Abteilungsbeschreibung

Zur Unterstützung und Entlastung meiner Person haben wir uns Nicole Engelhardt als Moderatorin eingekauft. Dann war es vergangenen Mittwoch endlich soweit: Gg. 9.45 Uhr kamen die ersten Mitarbeiterinnen im Gebäude an und wunderten sich über die fehlenden Stühle … Nach kurzem Aufwärmen fanden die Partner*inneninterviews statt. Die Zuordnung der Personen, die aus jeweils anderen Abteilungen stammen sollten, klappte schnell und reibungslos. Schon wenige Minuten nach dem Start wurde überall intensiv gearbeitet.

Die Ergebnisse aus den Interviews wurden abteilungsweise gesammelt und der ganzen Gruppe reihum vorgestellt. Nach der Mittagspause dann die „Enthüllung“ der vorgearbeiteten Kataloge. Das längste Plakat war mehr als 7 Meter lang und bot viel Gesprächsstoff. Im Gallery Walk haben wir dann die Abteilungsergebnisse und die Interviewergebnisse gematcht.

Zusammenfassung der Interviewergebnisse

Eine kurze Zusammenfassung des Tages und ein paar abschliessende Worte später gingen viele gut gelaunte Beschäftigte wieder zum Tagesgeschäft über.

Die Ergebnisse werden wir weiter ausarbeiten, um dann einen vollständigen Dienstekatalog erfasst zu haben.
Mein Fazit: Veranstaltung gelungen, Ziel weitgehend erreicht. Allerdings steigt auch jetzt der Erwartungsdruck an uns als Leitung: Viele Beschäftigte erwarten, dass es jetzt schnell weitergeht. Wir wollen die Ergebnisse für die Weiterentwicklung unserer Strategie und unsere organisationale Weiterentwicklung verwerten und weiterhin unsere Belegschaft in diesen Prozess eng einbinden. Motto ist „Raus aus der Reaktionsfalle“ … Der nächste Schritt ist die Identifizierung von Schnittstellen und die Vereinfachung von gelebten Prozessen.

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