Zurzeit taucht in einigen Hochschulen die Aufgabe auf, im Rahmen der Einführung der E-Akte bzw. eines DMS/EIM einen Aktenplan für ihre Organisation zu „stricken“. Auf Initiative von drei Hochschulen hat sich jetzt eine Arbeitsgruppe gegründet, die sich mit dem Thema beschäftigen will. Die AG wird moderiert vom Forum Agile Verwaltung e.V.
Anfang August waren bei uns vom FAV drei Anfragen von Hochschulen nach einem Musteraktenplan eingegangen. Ein solches aktuelles Muster hat der FAV zwar auch nicht, aber grundlegende Ansätze gibt es. Klar war uns, dass eine hochschul-übergreifende Zusammenarbeit Einiges an Doppelarbeit sparen könnte.
Deshalb haben wir uns überlegt, dass wir zu einem Online-Kennenlerntreffen aller Hochschulen einladen, die am Thema Interesse haben. Auf diesem Treffen können wir ein gemeinsames Vorgehen für die Erarbeitung eines HS-Aktenplans (evtl. mit Varianten je nach Größe und fachlicher Ausrichtung) vereinbaren und auf Synergien abklopfen. Einen Aufruf dazu haben wir auf unserer Website veröffentlicht, und mittlerweile stehen 12 Hochschulen mit 16 potentiellen Teilnehmer:innen auf der Liste.
Das Kennenlerntreffen ist auf Montag, 28.09.2020, 17 – 18 Uhr terminiert. Es findet auf der FAV-Online-Plattform statt. Wer noch Interesse an einer Teilnahme hat, schickt bitte eine E-Mail an kontakt[ätt]agile-verwaltung.org, betreff „AG Hochschulaktenplan“. Dann kriegt sie:er eine Einladung mit Zugangslink.
Über einen „fertigen Aktenplan in der Schublade“ verfügen wir wie gesagt nicht. Aber aus einem Projekt mit einer Hochschule aus dem Jahre 2014 haben wir ein Ergebnis einer entsprechenden Workshop-Reihe. Aufgrund der tiefgreifenden Umstrukturierungen der Hochschulen ist dieser Aktenplan nicht mehr ganz aktuell. Dieses Ergebnis können wir in eine Arbeitsgruppe von Hochschulen einbringen, so dass wir nicht bei Null anfangen müssten.
Außerdem hat sich ein Beraterkollege gemeldet, der vor einiger Zeit mit Hochschulen eine Prozesslandkarte aufgenommen hat und hat uns diese zur Verfügung gestellt. Auch das wird uns bei der Erarbeitung eines prozessorientierten Rahmen-Aktenplans gute Dienste leisten.
