Veröffentlicht in Allgemein

Arbeitest Du schon agil oder planst Du noch?

Ein Beitrag von Berit Edlich (TU Dresden), Anneke Meyer (Leibniz Universität Hannover), Jenny Pick (Barkhausen Institut)

Im Jahr 2020 wollten wir mit dem Thema „agiles Arbeiten“ richtig durchstarten und hatten bereits die Podiumsdiskussion auf der FORTRAMA Jahrestagung im März 2020 inhaltlich vorbereitet, als uns die Corona-Pandemie dazwischenkam und alles abgesagt wurde. Dann mussten wir im März selbst unsere Anpassungsfähigkeit unter Beweis stellen und ohne Kinderbetreuung und zum Teil ohne passende technische Ausstattung von zu Hause arbeiten. Das war quasi ein Living Lab in puncto Agilität. Wir konnten sehen, was plötzlich alles möglich gemacht wurde, zum Beispiel mobiles Arbeiten, Ausstattung mit Laptops, Videokonferenzen. Vieles ist aber auch immer noch ungewohnt, zum Beispiel neue Kolleg*innen virtuell einzuarbeiten und kennenzulernen oder Kolleg*innen zu verabschieden, also die gesamte soziale Interaktion im virtuellen Raum zu gestalten. Längerfristige Projektplanungen oder auch Entscheidungsprozesse über den Dienstweg waren vor Corona selbstverständlich. Jetzt scheinen sie immer mehr zu Relikten aus der vor-digitalen Zeit zu werden. Welche Lösungswege bietet uns das agile Arbeiten?

Statt nun unsere Podiumsgäste zu dieser Frage in einen Austausch zu bringen, haben wir die Zeit genutzt und angefangen, unsere eigenen Standpunkte zu formulieren. 

Arbeiten wir bereits agil und woran machen wir das fest? Was sehen wir positiv, was könnte noch besser sein?

Berit Edlich

Berit Edlich (Foto: Olaf Schubert)
Foto: Olaf Schubert

In meinem Arbeitsalltag habe ich das große Vergnügen, mich auf Ideen neuer Forschungsprojekte einlassen zu dürfen, diese weiterzuspinnen, Personen zusammenzubringen und bei der Entstehung von Projektkonzepten mitzutun.

Auf diesem Entstehungsweg ist es auch immer wieder möglich, einen Prozess abzubrechen und an einer schon durchlaufenen Stelle noch einmal zu beginnen. Dabei arbeite ich in einem kollegialen Umfeld, was es mir erlaubt, auch Zwischenstände mit Ecken und Kanten zu präsentieren, diese zu diskutieren und mit Unterstützung vieler Köpfe weiter zu verbessern.

Mit halbfertigen Resultaten bereits in eine Öffentlichkeit zu gehen und diese kommentieren zu lassen, verlangt etwas Übung – nicht nur von mir als Input-Geberin – sondern auch von denen, die es kommentieren. Dabei ist Fairness ganz wichtig, die antrainierte Verteidigungshaltung darf pausieren, Wertschätzung vermittelt werden und die Chance, dass alle an dem Prozess wachsen können gesehen werden. Das eigene Erdachte sollte nicht als Eigentum gesehen werden, sondern eher als Besitz, dessen Wert sich steigert, wenn weiter gemeinsam daran gearbeitet wird.

Lineare Planung ist mir keinesfalls fremd, sie vermittelt mir lediglich in den ersten Wochen eines Projektes ein gewisses Gefühl von „alles unter Kontrolle haben“. Am wohlsten fühle ich mich an den Reflexionsschleifen, die alles noch einmal auf den Kopf stellen können. Ein wunderbares Gefühl alles auf den Kopf zu stellen und plötzlich eine ganz neue Sicht auf die Dinge zu bekommen.

Ist das nun agil oder lediglich die notwendige Anpassung an Alltagsrealitäten auf der Basis einiger Jahre Berufserfahrung? Und sind wir da nicht alle agil?

Ich glaube, es tut uns Forschungs- und Transferförderer*innen gut, unsere Kundinnen und Kunden und deren Ziele permanent im Blick zu haben, deren Umfeld zu studieren und Prozesse immer wieder neu zu justieren. Das einfache Zuhören und Rückfragen helfen da aus meiner Sicht.

Aus meiner Erfahrung ist es unbedingt nötig, als Wissenschaftsmanager*in im Bereich der Forschungsförderung und des Transfers in der Ideen – und Projektentwicklung agil vorzugehen und dies auch in der Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen  zu leben. Die Perfektion liegt für mich dabei niemals im Ergebnis, sondern im Entstehungsprozess .

Anneke Meyer

Anneke Meyer (Foto: Michael Matthey)
Foto: Michael Matthey

Ich finde auch, dass agiles Arbeiten den Charme mitbringt, flexible ad-hoc-Lösungen zuzulassen und nicht zu viel Zeit in Planung zu stecken, die sich sowieso meist als unrealistisch erweist, was wiederum Frust erzeugt. Andererseits ermöglicht meiner Einschätzung nach lineare Projektplanung durchaus die Kontrolle des Projektfortschritts. Leider ist meine Erfahrung, dass man damit zwar durchaus Schwierigkeiten beim Erreichen der Zeitvorgeben und Ziele aufdecken, sie aber nicht lösen kann. Also auch lineare Projektplanung hat ihre Tücken.

“Agil” zu arbeiten, bedeutet für mich erst einmal das Gegenteil von starren oder unbeweglichen und trägen Arbeitsabläufen. Viele agile Methoden oder Werkzeuge sind ja selber auch stark formalisiert, also sind selber überhaupt nicht chaotisch oder ungeregelt, aber trotzdem erlebe ich sie als weniger starr und top-down. Wir haben uns auch bei den “Workhacks” und “Liberating Structures” Ideen abgeschaut und zum Beispiel gute Erfahrungen mit Lean Coffees gemacht.  Momentan testen wir auch in einem Team ein Kanban-Board. Ich bin gespannt, ob es sich bewährt!

Berits Frage, ob agiles Arbeiten tatsächlich etwas Innovatives, Neues ist oder “nur” eine Anpassung an das Chaos oder die Arbeitsrealität, beschäftigt mich auch. Einerseits denke ich schon, dass wir alle versuchen sollten, gemeinsam an Lösungen zu arbeiten und das bedeutet dann auch, sich flexibel anzupassen. Andererseits hat meine Anpassung auch eine Grenze, nämlich dann, wenn sie auf meine Kosten geht. Wenn ich dadurch immer wieder mehr Arbeit habe, in Stress gerate, meine Ideen und Ziele untergehen – und ich den Zugewinn nicht erkennen kann.

Wie Berit denke ich auch, dass im Forschungs- und Transfermanagement die Kundenorientierung zentral ist und dass es wichtig ist, Prozesse und Beratungsangebote immer wieder neu zu justieren. Ich würde aber schon ganz genau schauen, wo ich lieber einen Standard-Prozess etabliere und an welchen Stellen ich agil neue Produkte oder Prozesse entwickele. Ich möchte auch gerne einen Schritt voraus sein. Dabei kann agile Produktentwicklung zum Beispiel mit Personas bestimmt auch helfen.

Jenny Pick

Jenny Pick (Foto: Olaf Schubert)
Foto: Olaf Schubert

Halbfertige Sachen zu präsentieren wie Berit es angesprochen hat, erfordert sehr viel Vertrauen in die Personen, die es konstruktiv bereichern sollen. Da braucht es auch eine entsprechende Einstellung um eben nicht in einen Kritikmodus zu verfallen. Das fängt immer auch bei einem selbst an. Diese Erkenntnis hat mich auf jeden Fall dazu gebracht eigenes Feedback mehr zu hinterfragen und eigene Ansprüche auf Vollständigkeit zu überdenken.

Bei einem kleinen neu gegründeten Forschungsinstitut ist es natürlich sehr einfach, “nahe” an den Kund*innen zu sein und individuelle Lösungen anzubieten. Agilität heißt für mich auch, eigene Verantwortungsbereiche zu verlassen und andere bei ihren Aufgaben zu unterstützen, damit gemeinsame Ziele erreicht werden können. Dadurch lernt man ständig dazu und es ist immer sehr abwechslungsreich. Dies bedeutet allerdings auch, dass man permanente Änderungen als positiv annehmen und flexibel bleiben muss. Da verstehe ich Anneke, wenn sie meint, dass das ein Stressfaktor sein kann und gleichzeitig eigene Ideen und Ziele zu kurz kommen können.

Kontakte

Berit Edlich ist Wissenschaftlich Koordinatorin an der Professur Technisches Design der TU Dresden. Kontakt: berit.edlich@tu-dresden.de

Dr. Anneke Meyerist Forschungsmanagerin und Teamleiterin „Nationale Forschungsförderung“ an der Leibniz Universität Hannover. Kontakt: Anneke.Meyer@zuv.uni-hannover.de oder @AnnekeMeyer2

Jenny Pick ist Projektmanagerin am Barkhausen Institut in Dresden. Kontakt:  jenny.pick@barkhauseninstitut.org

Autor:

Musterwandlerin an der FernUniversität in Hagen, an der ich mich hauptsächlich mit dem Einsatz digitaler Lehr-Lern-Lösungen beschäftige und Innovationen eine bedeutende Rolle spielen.

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