Veröffentlicht in Ausprobieren, Erfahrungen

Meine Erkenntnisse aus meinem ersten Working-out-loud-Zirkel

Ich stehe kurz vor Ende meines ersten Working-oud-loud-Zirkels. Nur noch zwei Treffen des 12-wöchigen Programms sind zu absolvieren. Es scheint so, als wollen wir alle nicht wirklich, dass der Zirkel endet, wie sonst kann man das erklären, dass wir so kurz vor knapp nochmal ohne besonderen Grund unser Zirkeltreffen auf eine Woche später verschieben.

John Stepper, der Erfinder von Working-out-loud, beschreibt die Methode in seinem Guide so:

“ Working-out-loud ist eine Weg, um Beziehungen aufzubauen, die dir auf verschiedene Weise helfen können, ein Ziel zu erreichen […]. Anstatt sich zu vernetzen, um etwas zu bekommen, investierst du in Beziehungen […]. „

WOL Circle Guide: Erste Schritte

In den vergangenen Wochen, in denen alle ihr persönliches Ziel verfolgt haben, sind wir wirklich zusammengewachsen. „Aus Fremden wurde Freunde“, den Satz können glaube ich alle unterschreiben. In einer der letzten Treffen, war die Aufgabe, zu sagen, was man bisher vom Zirkel gelernt hat. Eine sagte geradeaus: „Ganz ehrlich, was ich gelernt habe, das Beste sind wir 5!“. Nach diesem Satz hielten alle kurz inne, um nachzudenken und ja, der Satz stimmt: Jede oder jeder einzelne ist für sich genommen schon ein toller Mensch, aber zusammen macht es uns einfach zu den Besten.

Seit Ende August treffen wir uns jeden Montagabend mal physisch, mal auch nur per Skype. Am Anfang jedes Treffens steht der Check-in mit zwei Fragen, zum einen was man in der letzten Woche gemacht hat und wie es einem geht. Bei unserem Zirkel folgt dann meist die dritte Frage, seid ihr alle vorbereitet?

Das Gefühl zu wissen, es interessiert andere wirklich, wie es einem geht und ob man seinem Ziel näher kommt, wirkt Wunder. Mein übergeordenetes Ziel war, wie ich nun heute weiß, meine Potenziale auch neben meiner eigentlichen Arbeit in etwas zu verwandeln, was ich anderen weitergeben kann. Auch wenn dieses Ziel nicht gleich zu Anfang so formuliert war, weiß ich nun heute, dass es das war. Daraus ist in den letzten Wochen ein Projekt mit einer meiner wichtigsten Freundinnen entstanden.

Manchmal glaube ich, dass unsere Musterwandler*innen-Arbeit einer Art dauerhaftem Working-out-loud entspricht. Auf der einen Seite verfolgen wir zwar das gemeinsame übergeordnete Ziel, agile Methoden bekannt zu machen, auf der anderen Seite, verfolgt jede*r das individuelle Ziel, in ihrer oder seiner Organisation etwas zu bewirken. Zu wissen, dass es da einen Kreis von Menschen gibt, die es zum einen wahrhaftig interessiert, wie es einem so ergeht und Menschen zu erleben, die sich untereindander ohne Eigennutz unterstützen und helfen, die individuellen Ziele besser zu erreichen, ist ein sehr wertvolles Gefühl, dass letzendlich zu „mehr Motivation für den Einzelnen und zu mehr Agilität, Innovation und Kooperation für ein Unternehmen“ (John Stepper, Zirkelguide, Erste Schritte) führt.

Auf der Homepage von Working-out-loud (www.working-out-loud.com) stehen Zitate von Menschen, die schreiben „Hat meine Welt größer gemacht“ und „… positiv und echt lebensverändernd“, ich muss sagen, dem stimme ich zu. Die Erkenntnis, dass Beziehungen zu Menschen, das wertvollste Gut ist, war mir vielleicht unbewusst schon klar, aber zu erkennen, dass es Spaß macht, Menschen etwas zu geben und bei ihrem Fortkommen zu helfen und, dass man dabei soviel mehr zurück bekommt, so ganz wusste ich das vorher nicht.

Ich kann nur jeder Einzelnen und jedem Einzelnen empfehlen, mindestens einmal an einem Zirkel teilzunehmen. Ich nehme jedenfalls sehr viel mit in meine berufliche und auch private Zukunft.

Veröffentlicht in Erfahrungen

Happiness is a Place

Gerade komme ich von einer sehr eindrucksvollen Reise wieder und zwar aus Bhutan, einem kleinen Königreich, welches in Südasien zwischen Indien und Tibet liegt. Das mit zwei Drittel bewaldeter Fläche kleine Land befindet sich inmitten des Himalayas und fast 80 Prozent der Fläche liegen über 2000 m in der Höhe.

Hinzu kommt, dass Bhutan auch genannt „Land des Donnerdrachens“ (Druk Yul) bis in die 1970er Jahre eigentlich vollkommen abgeschlossen von der restlichen Welt war und die Bevölkerung erst seit den 1990ern durch die Einführung des Fernsehens und später des Internets von anderen Lebensstilen Kenntniss gewonnen hat. Seitdem durchlebt das Land eine rasante Veränderung und versucht sich im Spagat zwischen Tradition und Moderne, zwischen westlicher Kultur und Buddhismus und Umweltschutz und Wachstum.

Die Kultur ist geprägt von einem Miteinander und dem tief verwurzelten buddhistischen Glauben. Der Glaube in Bhutan hat eine Besonderheit und zwar ist er geprägt vom Prinzip „KaruāMitgefühl, Mitempfinden. Dies bedeutet, dass bei jedem Handlungsschritt überlegt wird, welche Auswirkung der Handlungsschritt auf alles in der Umgebung hat, also Menschen, Tiere, Pflanzen und einfach die ganze Umwelt. Dies erklärt warum die Bhutaner*innen es auch begrüßen, dass ihr König bei jeder weiterführenden Öffnung des Landes darüber nachdenkt, welche Auswirkung es haben könnte. Das Vorgehen ist in der Regel so, dass Modelle ausprobiert werden und wenn es nicht klappt, eine neue Vorgehensweise getestet wird. Ein Beispiel ist hierfür der Umgang mit Tourismus, jedes Jahr kommen alle Touristenführer*innen mit Vertreter*innen des Königs und der Regierung zusammen und beratschlagen, was man verändern und verbessern kann, ob die hohen Beitragssumen, die Touristen entrichten müssen noch gerechtfertigt sind, ob die Zahl der Besucher*innen erhöht werden soll oder welche Herausforderungen durch den Tourismus entstanden sind und wie man diesen begegnen können.

An welches Prinzip erinnert das wohl? Klar, an Agilität, testen, auswerten, anpassen. Und vor allem immer das Große Ganze im Blick halten, was ist die Vision des Landes und wie kann jede Handlung mit diesem im Einklang gebracht werden? In der Überschrift dieses Artikels steht „Happiness has a place“, das sagen die Bhutaner*innen selbst, auch ist Glück vom Staat als Bruttonationalprodukt definiert und wird durch komplizierte Umfragen und Diskussionrunden immer wieder überprüft. Natürlich ist nicht alles gut in diesem kleinen Land, es kommen Probleme durch den Einfluss der westlichen Welt auf, der Klimawandel ist auch hier zu spüren, aber anstatt den Kopf in den Sand zu stecken, wird geprüft was zun tun ist und ausprobiert und immer wieder an eine Vision erinnert. Folgendes Bild zeigt ein Beispiel dafür wie sichtbar Visionen und Ziele gemacht werden.

Wandbemalung an einer Schule in Bhutan

Generell hat mich der Urlaub sehr beeindruckt und denke, dass mich so einiges von den Grundprinzipien im Alltag auch weiterhin begleiten wird.

Veröffentlicht in Allgemein

Hochschulperle für die Musterwandler*innen

Juhuuu, wir freuen uns sehr über die Auszeichnung „Hochschulperle des Monats August 2019“ des Stifterverbands. Der Stifterverband stellt durch die Auszeichnung , welche dieses Jahr unter dem Motto „Future Skills“ steht, jeden Monat ein (noch) kleines Projekt aus der Hochschulwelt aus Deutschland vor. Am Ende des Jahres 2019 wird aus allen 12 monatlich ausgezeichneten Projekten die Hochschulperle des Jahres ausgewählt.

Unter https://www.stifterverband.org/hochschulperle können sich alle Interessierte über die Auszeichnung informieren.

Veröffentlicht in Ausprobieren

Working-out-loud – und wie eines zum anderen kommt…

Schon interessant, vor ein bisschen mehr als einem Jahr wusste ich noch nichts von den Begriffen Agilität, Scrum, New Work oder auch Working-out-loud. Doch ist man einmal angesteckt, lässt es einen nicht mehr los. Zunächst habe ich mich nur in meinem beruflichen Rahmen mit diesen Themen beschäftigt, doch nun ist soweit und ich stehe kurz vor meinem ersten Working-out-loud-Zirkel-Start und das in meiner Freizeit. Doch was ist das eigentlich? Was erwarte ich davon? Und was hat das Ganze mit Agilität und den Musterwandler*innen zu tun?

Working-out-loud wurde von John Stepper erfunden, der auf seiner Homepage schreibt:

Ich habe drei Jahrzehnte in großen Unternehmen gearbeitet und gesehen, wie die Mehrheit der Beschäftigten abgestumpft oder sogar völlig unglücklich war. Obwohl wir über Zusammenarbeit und Kultur sprachen, waren wir aggressive Konkurrenten. Es war entmenschlichend – eine tragische Verschwendung von menschlichem und unternehmerischem Potenzial – und ich war mir sicher, dass es einen besseren Weg geben musste.

Stepper, John: Working out loud. URL: https://workingoutloud.com/de/about [15.08.2019].

Und John Stepper hat einen Weg gefunden, und die Working-out-loud-Methode erfunden. Diese soll helfen, Beziehungen mit Menschen aufzubauen, persönliche Ziele zu erreichen, Fähigkeiten zu entwickeln oder neue Themen zu erkunden.

Stepper, John: Working out loud. URL: https://workingoutloud.com/de/about [15.08.2019].

Die Methode wird nach einem genauen Ablaufplan für 12 Wochen angewendet. Für jede Woche gibt es bestimmte Aufgaben, die entweder zusammen mit der Gruppe (4-5 Personen) oder alleine aber mit anschließendem Feedback der Gruppe durchgeführt werden sollen.

Nun stehe ich also kurz vor dem Start meines Zirkels und was soll ich sagen, allein die Suche nach Personen und der erste Austausch mit mir völlig fremden Personen, war schon faszinierend. Nach ein paar Zeilen Austausch im Messenger vereinbarten wir, dass wir uns immer Montags rotierend bei jemanden anderen zuhause treffen wollen. Normalerweise wäre man bei sowas skeptisch, man kennt ja die Personen nicht, aber allein das „Commitment“ zu diesem Experiment führte zu soviel Vertrauen, dass dies keiner in Frage stellte. Auch im ersten Austausch miteinander habe ich schon soviel Wertschätzung und Offenheit erfahren, wofür es sonst längere Kennenlernphasen braucht. Die Werte, dies es für Working-out-loud braucht sind auch die , die dem agilen Manifest zugrunde liegen: Commitment, Einfachheit, Feedback, Fokus, Kommunikation, Mut, Offenheit und Respekt.

Vielleicht hat ja auch die oder der eine andere mal Lust, innerhalb ihrer oder seiner Hochschule Working-out-loud auszuprobieren und zu schauen, welchen Effekt das Ganze auch für die eigene Organisation hat. Ich wäre in jedem Fall gespannt auch von anderen Erfahrungen zu lesen oder zu hören.

Veröffentlicht in Erfahrungen

Agile Projekte an der FH Bielefeld, der TH Köln und der Universität Bielefeld

Erstellt von Christiane Büchter, Carolin Degener, Nora Jablonowski und Lea Wüst

Der Idee des Marktplatzes „Freundinnen besuchen Freundinnen“ der Musterwandlerkonferenz am 08.05.2019 folgend haben wir uns am 16.07.19 in der FH Bielefeld getroffen, um unsere Erfahrungen und Ideen zu agilen Projekten in einem (bislang) nicht agilem Umfeld auszutauschen.

Einige wichtige Erkenntnisse

  1. Agil ist nicht gleich Scrum. Projekte können auch in kleinen Schritten „agilisiert“ werden.
  2. Nicht alle Projektbeteiligten müssen gleich zu Anfang an agil sein, ein konsequent agiles Kernteam kann auch in einem nicht agilen Umfeld große Schlagkraft erreichen.
  3. Mit Methodenwissen über Scrum, Kanban etc. kann ein Projektumfeld überfordert oder abgeschreckt werden.
  4. Mitstreiter*innen und Unterstützer*innen lassen sich besser finden, wenn die konkreten Arbeitsweisen exemplarisch z.B. in Workshops vermittelt und Arbeitsergebnisse kommuniziert werden.
  5. Die Einführung von Innovation Games wie z.B. die „Schleppankermethode“ für Sitzungen (https://agile-verwaltung.org/2017/09/29/aus-der-agilen-methodenkiste-anforderungen-erheben-mit-speedboat/) kann im Bereich des Anforderungsmanagements schon zu Veränderungen und positiven Erfahrungen führen.
  6. Das Visualisieren und Vergleichen von hybriden (klassisch und agil kombiniert) Projektstrukturen ist ein gutes Mittel, um frühzeitig Fallstricke der Struktur für die spätere Zusammenarbeit zu erkennen.
  7. In Strukturen wie einer klassischen Hochschulverwaltung muss mitunter die agile Binnenstruktur des Projekts mit klassischem Projektmanagement für das Projektumfeld kombiniert werden.
  8. Das A und O ist die Rollenklärung zu Projektbeginn.
  9. Kein agiles Projekt sollte ohne einen internen Scrum Master (ausgebildet und mit ausreichenden Ressourcen ausgestattet) an den Start gebracht werden.
  10. Selbstreflexion und die Überprüfung der Anpassung agiler Frameworks an die Projektumgebung sollten regelmäßig praktiziert werden.
  11. Es braucht seine Zeit, um geeignete Strukturen im Sinne von „Scrum nach Maß“ zu entwickeln. Dies gilt insbesondere für Organisationsentwicklungsprojekte in öffentlichen Einrichtungen mit hohem Multiprojektmanagementaufkommen.
  12. Regelmäßige Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern erzeugt Aufwand, führt jedoch zu höherer Akzeptanz gegenüber dem Projekt in der Gesamtorganisation.

Wir würden diesen Austausch gerne mit weiteren Personen, die sich im Hochschulkontext an agilen Projekten versuchen, fortsetzen. Good Practice Beispiele sind herzlich willkommen.

Ansprechpersonen:

Christiane Büchter: christiane.buechter@uni-bielefeld.de

Carolin Degener: carolin.degener@fh-bielefeld.de

Nora Jablonowski: nora.jablonowski@th-koeln.de

Lea Wüst: lea.wuest@fh-bielefeld.de

Veröffentlicht in Allgemein, Ausprobieren, Erfahrungen

Die Musterwandler

Vor 8 Monaten haben sich die Musterwandler zum ersten Mal in Köln getroffen. 8 Monate sind lang, wobei wenn wir mal in Hochschulzeiten denken, ist es fast so, als wäre es gestern gewesen.

Als wir uns damals das erste Mal getroffen haben, war glaube ich keinem so klar, wo die Reise hingehen wird. Viele haben vor allem erst einmal Gleichgesinnte gesucht, die ebenfalls das Gefühl haben, dass man mit den klassischen Wegen in dieser neuen Zeit mit neuen Anforderungen und neuen Technologien und vielen neuen Fragen auch neue Antworten suchen muss.

Mittlerweile ist es so, dass die Arbeit mit den Musterwandlern sich anfühlt, als würde man im berühmten „Flow“ arbeiten: eins fügt sich zum anderen, jemand stößt neue Ideen an, jemand weiteres greift die Idee auf und es wird weitergedacht.

Alle neuen Musterwandlerinnen und Musterwandler sind herzlich willkomen! Schaut gerne einmal auf die Seite vorbei „Mitmachen bei den Musterwandlern“, welche Formen der Mitarbeit oder Vernetzung es gibt: https://musterwandler-hochschulen.org/mitmachen-bei-den-musterwandlern/

Veröffentlicht in Ausprobieren, Erfahrungen, Herausforderungen

Lessons learned

Wie man aus Fehlern lernen und wo Agilität wirklich nützen kann

Heute schildere ich eine Situation, die bei uns recht ähnlich abgelaufen ist, die aber viele Personen bestimmt genau so kennen und zeige auf, was man hätte vielleicht besser machen können.

Worum gehts?

In der Abteilung ABC sind Fachadministratoren eingesetzt, die für spezielle Produktbereiche einer Software zuständig sind. Als man die Software eingeführt hatte, war man davon ausgegangen, dass nur minimale Anpassungen vorgenommen werden müssen und man sich daher den Aufwand sparen könnte, eine wirkliche „Testumgebung“ aufzubauen. Mit den Jahren entstanden aber immer mehr Ideen und Anforderungen seitens der unterschiedlichen Nutzer und der Wunsch wurde lauter, doch auch eine Umgebung für fachliche Tests zu installieren: Der Wunsch wurde nun also vielfach geäußert und nur in vereinzelten Protokollen festgehalten.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Die Idee/Anforderung frühzeitig mit einer möglichst konkreten aber leicht und vor allem für alle verständlichen Geschichte beschreiben: Wer, Was und Wozu? (Epic/User Story)

„Als Fachadministrator möchte ich mindestens eine Testversion mit aktuellen Daten für mich zur Verfügung haben, um entwickelte Anforderungen zu testen, Qualität zu sichern und nach erfolgreicher Qualitätssicherung auf das Produktivsystem übertragen zu können.“

Vor circa einem halben Jahr gab es dann einen neuen Aufschlag mit einem Gespräch zwischen zwei Teamleitungen, die jeweils versucht haben, die Interessen ihrer Teams zu vertreten. Beide schrieben ihre Notizen nieder und gingen mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch heraus, dass nun alle Fragen geklärt wurden und nun endlich die Testinstanz(en) aufgebaut werden konnte.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Gemeinsam mit ALLEN „Betroffenen“ die Geschichte durchsprechen, alle Punkte klären und falls schon bekannt, Akzeptanzkriterien festlegen.

Wichtig hierbei ist, dass allen Beteiligten zu diesem Zeitpunkt klar ist, dass es bei diesem Gespräch noch offene Punkte geben kann. Auch können sich im Laufe der Zeit noch Änderungen der Anforderungen geben.

In unserem Fall haben die Fachadministratoren bisher nicht mit einem Testsystem gearbeitet. Sie wissen noch nicht, wie genau ihr Arbeitsalltag aussehen wird, wenn sie selber Dinge ausprobieren können. Sie haben sich bisher noch keine Testszenarien ausgedacht, können also noch nicht genau beschreiben, was sie benötigen. Gemeinsam gilt es das herauszufinden – vielleicht können die technischen Administratoren Hinweise geben – welche Möglichkeiten der Architektur gegeben sind oder wie in anderen Bereichen Testinstanzen genutzt werden.

Ein Mitarbeiter wurde nun mit der Aufgabe betraut. Er fing auch gleich mit der Konzeption und der Umsetzung an. Hierfür benötigte es viele einzelne Abstimmungen mit unterschiedlichen Personen, die nicht von Anfang an beteiligt waren. Es kam ständig zu neuen Verschiebungen, weil neue Aufgaben auf dem Schreibtisch des technischen Administrators oder auch den anderen involvierten Personen flatterten, die wichtiger oder auch nur schneller erledigbar schienen und die Entwicklung der Testinstanz verschob sich weiter und weiter.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Es ist die Priorisierung der Anforderung, die auch gemeinsam erarbeitet werden sollte in Hinblick auf z.B. folgende Faktoren: Basis, Leistung und Begeisterung (KANO-Modell: ein Videoerklärung, welches sehr einfach und anschaulich es erklärt: findet sich hier: https://www.youtube.com/watch?v=_cvjgOFmEnA ). Dieses Modell wird in der Regel im Marketing-Bereich angewendet, um abzuschätzen, welche Faktoren oder beispielsweise Funktionen eines Produkts sollten zwingend umgesetzt werden und welche wären eher das Sahnehäubchen des Produkts. Diese Anforderungen können dann in Relation mit dem zu erwartbaren Aufwand gesetzt werden. Hierbei ist wichtig, dass der Aufwand noch nicht explizit beschrieben werden muss, es eignet sich zu diesem Punkt den Aufwand in Relation zu setzen, z.B. für den Aufbau des Testsystems XY habe ich drei Tage gebraucht, hier erwarte ich einen doppelten Aufwand (Eine genaue Beschreibung der Methode findet sich hier: https://agile-verwaltung.org/2017/03/16/aus-der-agilen-methodenkiste-aufwand-schaetzen/ ).

Für unsere Geschichte hätte dies bedeutet, dass wir zunächst einmal die Funktionen, die eine Testumgebung mitbringen soll, in das KANO-Modell einordnen: z.B. der Zugriff für das Testsystem muss limitiert sein (Rechte-und-Rollenmodell), um den Datenschutzbedingungen zu entsprechen (Basisfunktion); mehrere Personen müssen gleichzeitig im Testsystem arbeiten (Leistungsfaktor), Absprachen untereinander wären möglich, aber sehr aufwändig und daher ineffizient; ein Nachbau aller Schnittstellen zu angebundenen Systemen des Produktivsystems wären wünschenswert aber nicht notwendig (Begeisterungsfaktor). Auch eine Bewertung der Anforderung, dass eine Testumgebung überhaupt notwendig ist, hätte so durchgeführt werden. Dies in Kombination mit der Aufwansschätzung hätte dazu geführt, dass bestimmte Entscheidungen vorab getroffen werden können.

Nachdem nun wieder einige Monate ins Land gegangen waren, hatte es unser technischer Administrator nun endlich geschafft, er hatte sich ein paar Stunden freigeschaufelt und die Testumgebung fertig gebaut und präsentierte sie nun stolz den Fachadministratoren. Der Termin fand statt und es kam wie es kommen musste: die Fachadministratoren stellten fest, dass das, was sie dort bekommen haben, gar nicht wollten und es dauerte gar nicht lang bis die Frage los ging, wer Schuld an der Misere war.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Feedbackschleifen einbauen, ob nach der Scrum-Methode in einem festen Entwicklungszyklus oder mit der Design-Thinking-Methode mit Entwicklung von Prototypen sich der Anforderung nähern und sich ganz nah mit den Stakeholdern und den Usern abstimmen.

In unserem Falle, hätte man beispielsweise erst einmal ein Bild aufmalen können, wie man das Testsystem aufbauen will, wann und wie es mit Echtdaten aus dem Produktivsystem gefüttert wird, wie welcher Nutzer sich wann anmelden kann und vieles mehr. Dann hätte man dieses Bild weiter ausdifferenzieren und irgendwann einen Prototypen zur Verfügung stellen können.

Fazit

Wenn wir uns an einige Instrumente aus dem agilen Methoden-Koffer gehalten hätten, hätten wir uns vermutlich viel Enttäuschung, Ärger, Arbeit und vor allem Zeit gespart. Es zeigt sich, dass es schon sehr einfache Mittel gegeben hätte, die geholfen hätten, schnell und einfach die Bedürfnisse zu erfassen und in eine gemeinsame Sprache zu kommen. Agilität ist nicht schwer, man muss es nur machen und sich kurz gemeinsam besinnen, sodass nicht viele Personen zeitgleich in verschiedene Richtungen laufen.