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Hochschulperle für die Musterwandler*innen

Juhuuu, wir freuen uns sehr über die Auszeichnung „Hochschulperle des Monats August 2019“ des Stifterverbands. Der Stifterverband stellt durch die Auszeichnung , welche dieses Jahr unter dem Motto „Future Skills“ steht, jeden Monat ein (noch) kleines Projekt aus der Hochschulwelt aus Deutschland vor. Am Ende des Jahres 2019 wird aus allen 12 monatlich ausgezeichneten Projekten die Hochschulperle des Jahres ausgewählt.

Unter https://www.stifterverband.org/hochschulperle können sich alle Interessierte über die Auszeichnung informieren.

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Working-out-loud – und wie eines zum anderen kommt…

Schon interessant, vor ein bisschen mehr als einem Jahr wusste ich noch nichts von den Begriffen Agilität, Scrum, New Work oder auch Working-out-loud. Doch ist man einmal angesteckt, lässt es einen nicht mehr los. Zunächst habe ich mich nur in meinem beruflichen Rahmen mit diesen Themen beschäftigt, doch nun ist soweit und ich stehe kurz vor meinem ersten Working-out-loud-Zirkel-Start und das in meiner Freizeit. Doch was ist das eigentlich? Was erwarte ich davon? Und was hat das Ganze mit Agilität und den Musterwandler*innen zu tun?

Working-out-loud wurde von John Stepper erfunden, der auf seiner Homepage schreibt:

Ich habe drei Jahrzehnte in großen Unternehmen gearbeitet und gesehen, wie die Mehrheit der Beschäftigten abgestumpft oder sogar völlig unglücklich war. Obwohl wir über Zusammenarbeit und Kultur sprachen, waren wir aggressive Konkurrenten. Es war entmenschlichend – eine tragische Verschwendung von menschlichem und unternehmerischem Potenzial – und ich war mir sicher, dass es einen besseren Weg geben musste.

Stepper, John: Working out loud. URL: https://workingoutloud.com/de/about [15.08.2019].

Und John Stepper hat einen Weg gefunden, und die Working-out-loud-Methode erfunden. Diese soll helfen, Beziehungen mit Menschen aufzubauen, persönliche Ziele zu erreichen, Fähigkeiten zu entwickeln oder neue Themen zu erkunden.

Stepper, John: Working out loud. URL: https://workingoutloud.com/de/about [15.08.2019].

Die Methode wird nach einem genauen Ablaufplan für 12 Wochen angewendet. Für jede Woche gibt es bestimmte Aufgaben, die entweder zusammen mit der Gruppe (4-5 Personen) oder alleine aber mit anschließendem Feedback der Gruppe durchgeführt werden sollen.

Nun stehe ich also kurz vor dem Start meines Zirkels und was soll ich sagen, allein die Suche nach Personen und der erste Austausch mit mir völlig fremden Personen, war schon faszinierend. Nach ein paar Zeilen Austausch im Messenger vereinbarten wir, dass wir uns immer Montags rotierend bei jemanden anderen zuhause treffen wollen. Normalerweise wäre man bei sowas skeptisch, man kennt ja die Personen nicht, aber allein das „Commitment“ zu diesem Experiment führte zu soviel Vertrauen, dass dies keiner in Frage stellte. Auch im ersten Austausch miteinander habe ich schon soviel Wertschätzung und Offenheit erfahren, wofür es sonst längere Kennenlernphasen braucht. Die Werte, dies es für Working-out-loud braucht sind auch die , die dem agilen Manifest zugrunde liegen: Commitment, Einfachheit, Feedback, Fokus, Kommunikation, Mut, Offenheit und Respekt.

Vielleicht hat ja auch die oder der eine andere mal Lust, innerhalb ihrer oder seiner Hochschule Working-out-loud auszuprobieren und zu schauen, welchen Effekt das Ganze auch für die eigene Organisation hat. Ich wäre in jedem Fall gespannt auch von anderen Erfahrungen zu lesen oder zu hören.

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Agile Projekte an der FH Bielefeld, der TH Köln und der Universität Bielefeld

Erstellt von Christiane Büchter, Carolin Degener, Nora Jablonowski und Lea Wüst

Der Idee des Marktplatzes „Freundinnen besuchen Freundinnen“ der Musterwandlerkonferenz am 08.05.2019 folgend haben wir uns am 16.07.19 in der FH Bielefeld getroffen, um unsere Erfahrungen und Ideen zu agilen Projekten in einem (bislang) nicht agilem Umfeld auszutauschen.

Einige wichtige Erkenntnisse

  1. Agil ist nicht gleich Scrum. Projekte können auch in kleinen Schritten „agilisiert“ werden.
  2. Nicht alle Projektbeteiligten müssen gleich zu Anfang an agil sein, ein konsequent agiles Kernteam kann auch in einem nicht agilen Umfeld große Schlagkraft erreichen.
  3. Mit Methodenwissen über Scrum, Kanban etc. kann ein Projektumfeld überfordert oder abgeschreckt werden.
  4. Mitstreiter*innen und Unterstützer*innen lassen sich besser finden, wenn die konkreten Arbeitsweisen exemplarisch z.B. in Workshops vermittelt und Arbeitsergebnisse kommuniziert werden.
  5. Die Einführung von Innovation Games wie z.B. die „Schleppankermethode“ für Sitzungen (https://agile-verwaltung.org/2017/09/29/aus-der-agilen-methodenkiste-anforderungen-erheben-mit-speedboat/) kann im Bereich des Anforderungsmanagements schon zu Veränderungen und positiven Erfahrungen führen.
  6. Das Visualisieren und Vergleichen von hybriden (klassisch und agil kombiniert) Projektstrukturen ist ein gutes Mittel, um frühzeitig Fallstricke der Struktur für die spätere Zusammenarbeit zu erkennen.
  7. In Strukturen wie einer klassischen Hochschulverwaltung muss mitunter die agile Binnenstruktur des Projekts mit klassischem Projektmanagement für das Projektumfeld kombiniert werden.
  8. Das A und O ist die Rollenklärung zu Projektbeginn.
  9. Kein agiles Projekt sollte ohne einen internen Scrum Master (ausgebildet und mit ausreichenden Ressourcen ausgestattet) an den Start gebracht werden.
  10. Selbstreflexion und die Überprüfung der Anpassung agiler Frameworks an die Projektumgebung sollten regelmäßig praktiziert werden.
  11. Es braucht seine Zeit, um geeignete Strukturen im Sinne von „Scrum nach Maß“ zu entwickeln. Dies gilt insbesondere für Organisationsentwicklungsprojekte in öffentlichen Einrichtungen mit hohem Multiprojektmanagementaufkommen.
  12. Regelmäßige Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern erzeugt Aufwand, führt jedoch zu höherer Akzeptanz gegenüber dem Projekt in der Gesamtorganisation.

Wir würden diesen Austausch gerne mit weiteren Personen, die sich im Hochschulkontext an agilen Projekten versuchen, fortsetzen. Good Practice Beispiele sind herzlich willkommen.

Ansprechpersonen:

Christiane Büchter: christiane.buechter@uni-bielefeld.de

Carolin Degener: carolin.degener@fh-bielefeld.de

Nora Jablonowski: nora.jablonowski@th-koeln.de

Lea Wüst: lea.wuest@fh-bielefeld.de

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Die Musterwandler

Vor 8 Monaten haben sich die Musterwandler zum ersten Mal in Köln getroffen. 8 Monate sind lang, wobei wenn wir mal in Hochschulzeiten denken, ist es fast so, als wäre es gestern gewesen.

Als wir uns damals das erste Mal getroffen haben, war glaube ich keinem so klar, wo die Reise hingehen wird. Viele haben vor allem erst einmal Gleichgesinnte gesucht, die ebenfalls das Gefühl haben, dass man mit den klassischen Wegen in dieser neuen Zeit mit neuen Anforderungen und neuen Technologien und vielen neuen Fragen auch neue Antworten suchen muss.

Mittlerweile ist es so, dass die Arbeit mit den Musterwandlern sich anfühlt, als würde man im berühmten „Flow“ arbeiten: eins fügt sich zum anderen, jemand stößt neue Ideen an, jemand weiteres greift die Idee auf und es wird weitergedacht.

Alle neuen Musterwandlerinnen und Musterwandler sind herzlich willkomen! Schaut gerne einmal auf die Seite vorbei „Mitmachen bei den Musterwandlern“, welche Formen der Mitarbeit oder Vernetzung es gibt: https://musterwandler-hochschulen.org/mitmachen-bei-den-musterwandlern/

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Lessons learned

Wie man aus Fehlern lernen und wo Agilität wirklich nützen kann

Heute schildere ich eine Situation, die bei uns recht ähnlich abgelaufen ist, die aber viele Personen bestimmt genau so kennen und zeige auf, was man hätte vielleicht besser machen können.

Worum gehts?

In der Abteilung ABC sind Fachadministratoren eingesetzt, die für spezielle Produktbereiche einer Software zuständig sind. Als man die Software eingeführt hatte, war man davon ausgegangen, dass nur minimale Anpassungen vorgenommen werden müssen und man sich daher den Aufwand sparen könnte, eine wirkliche „Testumgebung“ aufzubauen. Mit den Jahren entstanden aber immer mehr Ideen und Anforderungen seitens der unterschiedlichen Nutzer und der Wunsch wurde lauter, doch auch eine Umgebung für fachliche Tests zu installieren: Der Wunsch wurde nun also vielfach geäußert und nur in vereinzelten Protokollen festgehalten.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Die Idee/Anforderung frühzeitig mit einer möglichst konkreten aber leicht und vor allem für alle verständlichen Geschichte beschreiben: Wer, Was und Wozu? (Epic/User Story)

„Als Fachadministrator möchte ich mindestens eine Testversion mit aktuellen Daten für mich zur Verfügung haben, um entwickelte Anforderungen zu testen, Qualität zu sichern und nach erfolgreicher Qualitätssicherung auf das Produktivsystem übertragen zu können.“

Vor circa einem halben Jahr gab es dann einen neuen Aufschlag mit einem Gespräch zwischen zwei Teamleitungen, die jeweils versucht haben, die Interessen ihrer Teams zu vertreten. Beide schrieben ihre Notizen nieder und gingen mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch heraus, dass nun alle Fragen geklärt wurden und nun endlich die Testinstanz(en) aufgebaut werden konnte.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Gemeinsam mit ALLEN „Betroffenen“ die Geschichte durchsprechen, alle Punkte klären und falls schon bekannt, Akzeptanzkriterien festlegen.

Wichtig hierbei ist, dass allen Beteiligten zu diesem Zeitpunkt klar ist, dass es bei diesem Gespräch noch offene Punkte geben kann. Auch können sich im Laufe der Zeit noch Änderungen der Anforderungen geben.

In unserem Fall haben die Fachadministratoren bisher nicht mit einem Testsystem gearbeitet. Sie wissen noch nicht, wie genau ihr Arbeitsalltag aussehen wird, wenn sie selber Dinge ausprobieren können. Sie haben sich bisher noch keine Testszenarien ausgedacht, können also noch nicht genau beschreiben, was sie benötigen. Gemeinsam gilt es das herauszufinden – vielleicht können die technischen Administratoren Hinweise geben – welche Möglichkeiten der Architektur gegeben sind oder wie in anderen Bereichen Testinstanzen genutzt werden.

Ein Mitarbeiter wurde nun mit der Aufgabe betraut. Er fing auch gleich mit der Konzeption und der Umsetzung an. Hierfür benötigte es viele einzelne Abstimmungen mit unterschiedlichen Personen, die nicht von Anfang an beteiligt waren. Es kam ständig zu neuen Verschiebungen, weil neue Aufgaben auf dem Schreibtisch des technischen Administrators oder auch den anderen involvierten Personen flatterten, die wichtiger oder auch nur schneller erledigbar schienen und die Entwicklung der Testinstanz verschob sich weiter und weiter.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Es ist die Priorisierung der Anforderung, die auch gemeinsam erarbeitet werden sollte in Hinblick auf z.B. folgende Faktoren: Basis, Leistung und Begeisterung (KANO-Modell: ein Videoerklärung, welches sehr einfach und anschaulich es erklärt: findet sich hier: https://www.youtube.com/watch?v=_cvjgOFmEnA ). Dieses Modell wird in der Regel im Marketing-Bereich angewendet, um abzuschätzen, welche Faktoren oder beispielsweise Funktionen eines Produkts sollten zwingend umgesetzt werden und welche wären eher das Sahnehäubchen des Produkts. Diese Anforderungen können dann in Relation mit dem zu erwartbaren Aufwand gesetzt werden. Hierbei ist wichtig, dass der Aufwand noch nicht explizit beschrieben werden muss, es eignet sich zu diesem Punkt den Aufwand in Relation zu setzen, z.B. für den Aufbau des Testsystems XY habe ich drei Tage gebraucht, hier erwarte ich einen doppelten Aufwand (Eine genaue Beschreibung der Methode findet sich hier: https://agile-verwaltung.org/2017/03/16/aus-der-agilen-methodenkiste-aufwand-schaetzen/ ).

Für unsere Geschichte hätte dies bedeutet, dass wir zunächst einmal die Funktionen, die eine Testumgebung mitbringen soll, in das KANO-Modell einordnen: z.B. der Zugriff für das Testsystem muss limitiert sein (Rechte-und-Rollenmodell), um den Datenschutzbedingungen zu entsprechen (Basisfunktion); mehrere Personen müssen gleichzeitig im Testsystem arbeiten (Leistungsfaktor), Absprachen untereinander wären möglich, aber sehr aufwändig und daher ineffizient; ein Nachbau aller Schnittstellen zu angebundenen Systemen des Produktivsystems wären wünschenswert aber nicht notwendig (Begeisterungsfaktor). Auch eine Bewertung der Anforderung, dass eine Testumgebung überhaupt notwendig ist, hätte so durchgeführt werden. Dies in Kombination mit der Aufwansschätzung hätte dazu geführt, dass bestimmte Entscheidungen vorab getroffen werden können.

Nachdem nun wieder einige Monate ins Land gegangen waren, hatte es unser technischer Administrator nun endlich geschafft, er hatte sich ein paar Stunden freigeschaufelt und die Testumgebung fertig gebaut und präsentierte sie nun stolz den Fachadministratoren. Der Termin fand statt und es kam wie es kommen musste: die Fachadministratoren stellten fest, dass das, was sie dort bekommen haben, gar nicht wollten und es dauerte gar nicht lang bis die Frage los ging, wer Schuld an der Misere war.

Was hätte man mit einem agilen Vorgehen besser machen können?

Feedbackschleifen einbauen, ob nach der Scrum-Methode in einem festen Entwicklungszyklus oder mit der Design-Thinking-Methode mit Entwicklung von Prototypen sich der Anforderung nähern und sich ganz nah mit den Stakeholdern und den Usern abstimmen.

In unserem Falle, hätte man beispielsweise erst einmal ein Bild aufmalen können, wie man das Testsystem aufbauen will, wann und wie es mit Echtdaten aus dem Produktivsystem gefüttert wird, wie welcher Nutzer sich wann anmelden kann und vieles mehr. Dann hätte man dieses Bild weiter ausdifferenzieren und irgendwann einen Prototypen zur Verfügung stellen können.

Fazit

Wenn wir uns an einige Instrumente aus dem agilen Methoden-Koffer gehalten hätten, hätten wir uns vermutlich viel Enttäuschung, Ärger, Arbeit und vor allem Zeit gespart. Es zeigt sich, dass es schon sehr einfache Mittel gegeben hätte, die geholfen hätten, schnell und einfach die Bedürfnisse zu erfassen und in eine gemeinsame Sprache zu kommen. Agilität ist nicht schwer, man muss es nur machen und sich kurz gemeinsam besinnen, sodass nicht viele Personen zeitgleich in verschiedene Richtungen laufen.

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„Wer Visionen hat, soll zum Arzt gehen…“

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Diesen in der Überschrift genannten Satz soll Helmut Schmidt einst gesagt haben, aber ist dem wirklich so? Bei der Vision, einen Elefanten zum Mond fliegen zu lassen, vielleicht, aber Visionen sind auch sehr wichtig, um gemeinsam in eine gewünschte Richtung zu arbeiten.

Jedes Unternehmen kann langfristig nur dann erfolgreich sein, wenn sich die Mitarbeiter mit dem Unternehmen identifizieren. Sie wollen wissen, wofür Ihr Unternehmen steht und welchen Sinn ihre Arbeit hat. Sie wollen zu positiven Zielen beitragen, eigenständig Entscheidungen treffen und selbstständig handeln. Darauf basiert die emotionale Bindung zum Unternehmen, aus der sich wiederum das Engagement der Mitarbeiter ableitet.

Dr. Fleig, J. (2018, 27. August). Was Vision und Mission im Unternehmen bewirken. Abgerufen von https://www.business-wissen.de/hb/was-vision-und-mission-im-unternehmen-bewirken/

Was heißt das nun für uns als Initiative der Musterwandler? Ist die Vision klar genug, um die Mitmachenden emotional zu binden und zu langfristigem Engagement zu motivieren? Bisher klappt das ganz gut in unserem Kernteam, freuen würden wir uns aber natürlich auch über weitere Mitstreiter*innen.

Wie entwickelt man nun eine Vision bzw. stellt sie auf den Prüfstand? In der Software-Entwicklung nimmt man sich gerne ein Vision-Board zur Hilfe:

Bei der Vision geht es um die Fragen, welche Intension steckt hinter dem Produkt oder in unserem Falle hinter der Initiative und welchen positiven Wandel wollen wir bewirken? Diese Fragen haben wir bereits auf unsere Seite „Über“ beantwortet, es geht darum, agile Methoden und organisationale Ansätze an Hochschulen bekannt zu machen und dazu beizutragen, dass wir alle unser eigenes Tun reflektieren, einander auf neue Wege aufmerksam machen, damit jeder, der mag, sie ausprobieren und bei Tauglichkeit weitergeben bzw. für sich/ seinen Aufgabenbereich/ seine Organisation weiterentwickeln kann.

Wie sieht es aber mit den anderen Punkten aus?

Ich alleine kann die Punkte nicht beantworten, gehe aber davon aus, dass sich einige Punkte vielleicht nach unserer Konferenz am 09. Mai besser beantworten lassen. Daher freue ich mich sehr auf den Austausch über Ideen, Vorschläge und Antworten.


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Chancen und Risiken von agilen Methoden in der Verwaltung

Hier nur ein kurzer Hinweis auf eine interessante wissenschaftliche Untersuchung: