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Lean Coffee für Teambesprechungen

Wir treffen uns einmal wöchentlich, jeder erzählt ein wenig von dem, woran er gerade sitzt, wir erhalten Informationen von der Abteilungsleitung. Die Besprechung geht reihum, sind Langredner*innen vor einem dran, bleibt eventuell für einen selbst nur noch wenig Zeit. Wir arbeiten in unterschiedlichen Teams zu unterschiedlichen Themen, nicht alles davon interessiert jede*n. So liefen unsere Teambesprechungen früher ab. In meiner Wahrnehmung war es unstrukturiert, langatmig und wenig ergiebig.

Dann habe ich in einem Workshop die Methode Lean Coffee kennengelernt, welche in anderen Teams auch für eine wöchentliche Besprechung eingesetzt wird. Ich habe die Methode unserem Team vorgestellt und wir haben eine vierwöchige Testphase vereinbart. Gestartet sind wir mit der klassischen Umsetzung, wie sie hier beschrieben ist. Nach den vier Wochen haben wir ausgewertet, wie das neue Format für uns passte und haben einige Änderungen beschlossen. In der Form, wie sie gleich beschrieben wird, wenden wir die Methoden mittlerweile mit sehr guten Erfahrungen seit 1,5 Jahren an.

Das Original passte nicht so ganz

Im Vorfeld zu einer Teamsitzung sammeln wir meist schon digital unsere Themen. Dennoch besteht auch zu Beginn der Sitzung noch die Möglichkeit, Themen ad hoc nachzureichen. Ergänzend zur Kurzvorstellung der einzelnen Themen, geben wir immer auch eine Zeiteinschätzung ab. Wir haben festgestellt, dass manche Themen mehr als die klassischen 10 Minuten benötigen und eine Zeitverlängerung fast schon von vornherein klar ist. Anschließend nehmen wir die Priorisierung vor, bereiten unser Kanban-Board vor, stellen den Wecker und starten. Zum Schluss folgt noch die sogenannte Speedrunde. In dieser bekommt jede*r von uns zwei Minuten, um die anderen über die aktuellen Tätigkeiten zu informieren. Während der Testphase haben wir festgestellt, dass dieser Teil aus unserem alten Format verloren gegangen ist und uns fehlte.

Welche Vorteile sehen wir in dieser Umsetzung?

Der Fokus der Besprechung hat sich geändert. Vorher glich es eher einer Informationsveranstaltung, jetzt besprechen wir die für uns relevanten Themen. Wir beraten uns gegenseitig, wenn wir nicht weiter wissen. Wir sammeln gemeinsam Themen für unsere unterschiedlichen Tätigkeitsfelder (z.B. Themen für unseren Blog, Unterstützungsangebote für Studierende …). Wir informieren uns ausführlich über die Themen, die auch für die anderen von Interesse sind. Außerdem ist unser Zeitmanagement – trotz der Abwandlungen – deutlich besser geworden. Die zeitlichen Vorgaben und auch der visuelle Wecker helfen uns allen, uns zu disziplinieren und nicht abzuschweifen und vereinfachen damit auch die Moderation. Wir haben nicht eine Teamsitzung seit der Einführung des Lean Coffees mehr überzogen. Ganz im Gegenteil – häufig sind wir deutlich schneller.

Fazit

Bei uns hat sich die Lean Coffee Methode voll und ganz etabliert. Mittlerweile wenden wir sie auch in vielen anderen Sitzungen – dann meist recht klassisch – an, weil insbesondere das Priorisieren der Themen für uns einen absoluten Mehrwert darstellt. Nichtsdestotrotz – für unsere Teamsitzungen waren die Anpassungen erforderlich, was für mich persönlich bedeutet, bei jeder Methode genau hinzuschauen, auszuprobieren, zu reflektieren und zu verändern. Frei nach Samuel Beckett:

"Try. Fail. Try again. Fail again. Fail better."
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E.M. Forster

Vor einiger Zeit war ich Teilnehmerin eines Führungskräfteforums mit fast 300 Teilnehmern aus den unterschiedlichsten öffentlichen Verwaltungen. Die Veranstaltung stand unter dem Motto „Wie kann die Verwaltung den digitalen Wandel managen?“ und wurde initiiert von der MACH AG.

Unter anderem gab es einen Impulsvortrag zum Thema „Generation Y – Ansprüche an die Arbeitswelt“ (von Dr. Steffi Burkhardt). Die fortschreitende Digitalisierung verändert die Ansprüche der neuen Mitarbeiterschaft. Das Mindset der Generation Y, der jetzigen Ende-20- bis Mitte-30-Jährigen und insbesondere der Generation Z hat sich dahingehend gewandelt, dass zwei grundlegende Prinzipien diesem zu Grunde liegen: „Me first“ „Purpose – Impact – Education“. Dies bedeutet, dass bei diesen Generationen ein hoher Grad an Individualisierung vorherrscht und diese beiden Generationen oftmals nur bereit sind zu investieren, wenn sie die direkte Vision der Arbeit verstehen, das Veränderungsresultat ihrer Arbeit spüren können und entsprechend motiviert werden, sich weiterzubilden. Dieser Kulturwandel wird durch die Digitalisierung extrem beschleunigt und die öffentliche Verwaltung – quasi gezwungen zu reagieren und Wege zu finden, diesen sich schnell verändernden Ansprüchen und schnell verändernden Technologien gerecht zu werden und flexibel auf Wandel reagieren zu können.

Nun bin ich auf einen Artikel gestoßen von Anja Förster (https://www.xing.com/news/insiders/articles/wenn-potenzial-mehr-zahlt-als-erfahrung-2073513) der den Titel trägt „Wenn Potential mehr zählt als Erfahrung“. Dieser Artikel zeigt, dass das was Frau Dr. Burkhardt als Herausforderung beschreibt in Wirklichkeit ein Erfolgskriterium für Organisationen und Unternehmen sein kann. Sie beruft sich dabei auf eine Argumentation von
Fernández-Aráoz , der sagt, dass „das Potential das Schlüsselkriterium sein sollte für die Suche und Ausbildung von Führungskräften. Noch vor Erfahrung und Fähigkeiten.“ Fünf Indikatoren seien hierfür ausschlaggebend 1. Motivation 2. Neugier 3. Scharfblick 4. Engagement und 5. Entschlossenheit.

Seit zwei Wochen hat nun eine neue Mitarbeiterin in unserem Team angefangen, die genau nach diesen Kriterien ausgesucht wurde. Es fehlt ihr an Erfahrungen und Fähigkeiten für das doch sehr spezielle Aufgabengebiet, aber ich ich kann jetzt schon beobachten wie sie sich mit Elan in das neue Arbeitsfeld einarbeitet und hoch motiviert ist sich in kürzester Zeit die Fähigkeiten anzueignen. Ich habe den Eindruck, wir sind auf dem richtigen Weg.