Musterwandler in Hochschulen

Vor ca. eineinhalb Jahren hatte ich die Gelegenheit, bei der Firma sipgate an einem Santa-Maria-Workshop teilzunehmen. Dieser Workshop richtet sich vor allem an neue Mitarbeiter*innen im Telekommunikationsunternehmen, um sie mit der agilen Arbeitsweise vertraut zu machen – noch freie Plätze werden gern an externe Interessierte wie mich vergeben. Auf die Frage, was an der Arbeitsweise bei sipgate so besonders sei, antwortete mir damals ein Softwareentwickler: Die regelmäßigen Retrospektiven. Ich war erstaunt, erlebe ich in meinem Hochschul-IT-und-Medien-Umfeld Reflexionen als eher lästig und unsinnig. Nichtsdestotrotz bin ich fest von der Kraft des zielgerichteten Rückblicks überzeugt und erprobe immer wieder mal, wie sich eine Retrospektive auch bei uns etablieren lässt. Der Impuls, einfach zu machen, steht dabei für mich im Vordergrund.

Die Retrospektive als ein Scrum-Ereignis

Bei Retrospektiven handelt es sich klassicherweise um ein Element im Scrum Sprint. Während das Review seinen Fokus auf das Arbeitsergebnis legt, wird in der Retrospektive die Zusammenarbeit betrachtet – immer mit den Blick darauf, wie diese im nächsten Sprint verbessert werden kann. Nach dem Buch von Diana Larsen und Esther Derby teilt sich eine Retro dabei in fünf Phasen auf.

1. Set Stage (Gesprächsklima schaffen)
2. Gather Data (Themen sammeln)
3. Generate Insights (Erkenntnisse gewinnen)
4. Decide What to Do (Entscheidungen treffen)
5. Close the Retrospective (Abschluss)

Tobi Baier, Agile Coach bei Adobe, hat im Rahmen eines Facilitator Workshops einen guten Überblick über diese fünf Stufen gegeben. Wer hier gern in die Tiefe gehen mag, dem sei die zweistündige Aufzeichnung empfohlen.

Retro im homogenen Team

Anders als bei sipgate – oder vielleicht auch bei Adobe – ist es bei uns in der Hochschule nicht üblich, in crossfunktionalen Teams Scrum in Reinform umzusetzen. Viele von uns arbeiten gleichzeitig in verschiedenen kleineren und größeren Projekten mit, übernehmen parallel den Second Level Support und sind in homogenen Teams organisiert. Es gibt keine dreiwöchigen Sprints, an deren Ende ein Ergebnis steht und sich die Zusammenarbeit im Team reflektieren lässt bzw., wenn es das gibt, dann gleich für mehrere Teams, so dass man von Review zu Retro zu Review zu Retro usw. springen würde, was widerum weder effektiv noch zielführend wäre. Wie also lässt sich dennoch eine Retro durchführen?

In meinem (tendenziell homogenen) Team haben wir das als Jahres-Retro gemacht. Auch wenn wir uns mit unterschiedlichen Themen und Projekten beschäftigen, wir arbeiten dennoch gemeinsam als Team zusammen, halten uns gegenseitig über die Themen der anderen auf dem Laufenden, ergänzen und unterstützen uns durch die jeweils anderen Perspektiven. Für diese Retro haben wir uns insgesamt vier Stunden Zeit genommen. Der Ablauf orientierte sich dabei an den fünf oben genannten Stufen. Passende Methoden hierfür liefert der Retromat von Corinna Baldauf. Leider fehlen uns die finanziellen bzw. personellen Ressourcen, um eine Retro durch eine externe Person moderieren zu lassen. Als Führungskraft definiere ich meine Rolle allerdings als Moderatorin bzw. Coachin des Teams. Aus dieser Rolle heraus kann eine Retro durchaus gelingen, zumindest solange ich selbst in keine schwierige bis konflikthafte Situation mit Teammitgliedern involviert bin.

Teambuilding durch Innehalten

Im Rückblick betrachte ich diese vier Stunden als Innehalten und Zeit nehmen für uns als Team. Durch die einzelnen Schritte der Retro haben wir erarbeitet, was uns an unserer Zusammenarbeit gefällt, aber auch, wo es noch hakt. Wir haben konkret diskutiert, was wir zukünftig optimieren wollen und welche Impulse wir in andere Bereiche weitergeben wollen, um unseren Spirit zu verbreiten. Letztlich haben wir uns bewusst gemacht, was unsere Zusammenarbeit so wertvoll macht.

Zu guter Letzt haben wir auch besprochen, wann wir uns wieder Zeit für eine solche Retrospektive nehmen wollen. Innehalten ist wichtig, aber da sich bei uns der Handlungsbedarf vor allem auf die Impulse in angrenzende Bereiche konzentrierte, war für uns auch klar, das braucht etwas Zeit. Wir haben uns daher auf eine jährliche Retro (oder ein jährliches Innehalten) geeinigt. Ob wir uns dabei auch zukünftig immer am fünf-stufigen Ablauf einer Retro orientieren, ist noch unklar. Letztlich ist das aber auch gar nicht das Entscheidende. Die fünf Phasen bieten ein wunderbares Grundgerüst, an dem man sich sehr gut orientieren kann und welches Raum gibt, sich erstmal der Aspekte bewusst zu werden, die Zusammenarbeit ausmachen, bevor man direkt in die Lösungssuche einsteigt. Nichtsdestotrotz erachte ich in unserer Organisationsstruktur das Innehalten für den wesentlichen Moment – und dafür lassen sich durchaus auch andere Methoden wie klassische Teambuildungmaßnahmen einsetzen.