Die FH Bielefeld steht kurz vor der Veröffentlichung ihrer Ausschreibung für ein neues integriertes Campus Management System. Dabei wird das Campus Management Projektteam im Zuge der Vorbereitung der europaweiten Ausschreibung von einer Consulting Firma sowohl inhaltlich, als auch juristisch unterstützt.
In den vergangenen Wochen galt es daher eine geeignete Kommunikationslösung für die Zusammenarbeit zwischen der FH Bielefeld und der Consulting Firma zu finden. Anstehende Aufgaben, deren Priorisierung und deren Bearbeitungsstatus, sowie Vorbereitungen für die gemeinsamen Workshops sollen für alle beteiligten Personen an einem zentralen Ort einsehbar sein.
Seitens der FH Bielefeld ist sowohl das Projektteam, welches im Dezernat für Studium und Lehre angesiedelt ist, als auch das Dezernat für Finanzen und Forschung, eingebunden. Alle beteiligten Mitarbeiter*innen sind in der Vorbereitungsphase der Ausschreibung sowohl FH-intern, als auch mit dem externen Partner auf eine enge und schnelle Zusammenarbeit angewiesen.
Es stellt sich schnell heraus, dass sich die Nutzung eines Kanban Boards besonders gut zur Kommunikation und Aufgabenverteilung eignen würde. Ein webbasiertes Tool wurde gefunden, zu dem alle Beteiligten eingeladen wurden und die anstehenden Aufgaben nach und nach eingepflegt wurden.
Jederzeit kann auf den aktuellen Stand der einzelnen Aufgaben zugegriffen werden. Nicht nur die für jeden individuell zugeordneten Aufgaben sind einsehbar, sondern auch die To Do’s, die die anderen Kolleg*innen betreffen. Durch das Verschieben der einzelnen Karten, die mit den Aufgaben versehen sind, lassen sich die Prioritäten anzeigen. Außerdem können über eine Kommentar-Funktion Rückfragen gestellt werden oder Anmerkungen hinterlassen werden. Für uns hat sich die Nutzung des Kanban Boards als eine prima Lösung zur Visualisierung der Aufgaben herausgestellt. Die To Do’s konnten genau geplant und den Akteuren zugewiesen werden, sodass Alle informiert waren, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde. Mit dem Kanban Board lässt sich flexibel und agil arbeiten – es ist möglich Aufgaben nachzubessern oder deren Priorität zu verändern.
Trotz der bisher relativ kurzen Einsatzzeit des Kanban Boards, haben sich für das Projektteam bereits ganz klar die Vorteile herausgestellt. Die bisherige Erfahrung hat ergeben, dass sich das Tool prima zur Arbeitsorganisation von (agiler) Projektarbeit eignet. Auch denkbar wäre aus meiner Sicht der Einsatz zur Arbeitsorganisation im Tagesgeschäft.
