Veröffentlicht in Allgemein

Aufgabenorganisation per Kanban Board

Die FH Bielefeld steht kurz vor der Veröffentlichung ihrer Ausschreibung für ein neues integriertes Campus Management System. Dabei wird das Campus Management Projektteam im Zuge der Vorbereitung der europaweiten Ausschreibung von einer Consulting Firma sowohl inhaltlich, als auch juristisch unterstützt.

In den vergangenen Wochen galt es daher eine geeignete Kommunikationslösung für die Zusammenarbeit zwischen der FH Bielefeld und der Consulting Firma zu finden. Anstehende Aufgaben, deren Priorisierung und deren Bearbeitungsstatus, sowie Vorbereitungen für die gemeinsamen Workshops sollen für alle beteiligten Personen an einem zentralen Ort einsehbar sein.

Seitens der FH Bielefeld ist sowohl das Projektteam, welches im Dezernat für Studium und Lehre angesiedelt ist, als auch das Dezernat für Finanzen und Forschung, eingebunden. Alle beteiligten Mitarbeiter*innen sind in der Vorbereitungsphase der Ausschreibung sowohl FH-intern, als auch mit dem externen Partner auf eine enge und schnelle Zusammenarbeit angewiesen.

Es stellt sich schnell heraus, dass sich die Nutzung eines Kanban Boards besonders gut zur Kommunikation und Aufgabenverteilung eignen würde. Ein webbasiertes Tool wurde gefunden, zu dem alle Beteiligten eingeladen wurden und die anstehenden Aufgaben nach und nach eingepflegt wurden.

Jederzeit kann auf den aktuellen Stand der einzelnen Aufgaben zugegriffen werden. Nicht nur die für jeden individuell zugeordneten Aufgaben sind einsehbar, sondern auch die To Do’s, die die anderen Kolleg*innen betreffen. Durch das Verschieben der einzelnen Karten, die mit den Aufgaben versehen sind, lassen sich die Prioritäten anzeigen. Außerdem können über eine Kommentar-Funktion Rückfragen gestellt werden oder Anmerkungen hinterlassen werden. Für uns hat sich die Nutzung des Kanban Boards als eine prima Lösung zur Visualisierung der Aufgaben herausgestellt. Die To Do’s konnten genau geplant und den Akteuren zugewiesen werden, sodass Alle informiert waren, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde. Mit dem Kanban Board lässt sich flexibel und agil arbeiten – es ist möglich Aufgaben nachzubessern oder deren Priorität zu verändern.

Trotz der bisher relativ kurzen Einsatzzeit des Kanban Boards, haben sich für das Projektteam bereits ganz klar die Vorteile herausgestellt. Die bisherige Erfahrung hat ergeben, dass sich das Tool prima zur Arbeitsorganisation von (agiler) Projektarbeit eignet. Auch denkbar wäre aus meiner Sicht der Einsatz zur Arbeitsorganisation im Tagesgeschäft.

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Ein gemeinsames Anliegen

Wir haben neulich in der Verwaltung über das Thema Verbundenheit gesprochen. Wohin strebt die Hochschule fast 30 Jahre nach der Gründung?  Was verbindet uns miteinander, innerhalb der Verwaltung und darüber hinaus? 

Ich hatte dazu im Frühjahr einmal ein längeres Telefonat mit Prof. Gerald Hüther, bei dem mir der Unterschied zwischen Auftrag und Anliegen klar wurde: Bei einem Auftrag gibt es die Rolle des ‚Erfüllers‘. Geht es um ein gemeinsames Anliegen, ist jeder Beteiligte ein ‚Verwirklicher‘. Um Veränderungen wirklich zu verankern, solle man sich nach Prof. Hüther zunächst die grundlegende Frage stellen, was die Beteiligten gemeinsam antreibt. Gibt es darauf noch keine klare Antwort, ermuntert er dazu, die Frage offen zu stellen, um miteinander das verbindende Anliegen zu erarbeiten. Sonst könnten Veränderungen u. U. eher mit der Persönlichkeit und Sichtweise einzelner Personen verbunden werden und würden bei deren Ausscheiden vielleicht wieder hinterfragt. Die Verständigung auf ein gemeinsames Anliegen könnte dagegen ein breiteres, langfristig tragendes Fundament schaffen. Anders als SMART formulierte und erreichbare Ziele könnte das gemeinsame Anliegen jeden immer wieder zur bestmöglichen Verwirklichung anspornen. 

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Agile Projekte an der FH Bielefeld, der TH Köln und der Universität Bielefeld

Erstellt von Christiane Büchter, Carolin Degener, Nora Jablonowski und Lea Wüst

Der Idee des Marktplatzes „Freundinnen besuchen Freundinnen“ der Musterwandlerkonferenz am 08.05.2019 folgend haben wir uns am 16.07.19 in der FH Bielefeld getroffen, um unsere Erfahrungen und Ideen zu agilen Projekten in einem (bislang) nicht agilem Umfeld auszutauschen.

Einige wichtige Erkenntnisse

  1. Agil ist nicht gleich Scrum. Projekte können auch in kleinen Schritten „agilisiert“ werden.
  2. Nicht alle Projektbeteiligten müssen gleich zu Anfang an agil sein, ein konsequent agiles Kernteam kann auch in einem nicht agilen Umfeld große Schlagkraft erreichen.
  3. Mit Methodenwissen über Scrum, Kanban etc. kann ein Projektumfeld überfordert oder abgeschreckt werden.
  4. Mitstreiter*innen und Unterstützer*innen lassen sich besser finden, wenn die konkreten Arbeitsweisen exemplarisch z.B. in Workshops vermittelt und Arbeitsergebnisse kommuniziert werden.
  5. Die Einführung von Innovation Games wie z.B. die „Schleppankermethode“ für Sitzungen (https://agile-verwaltung.org/2017/09/29/aus-der-agilen-methodenkiste-anforderungen-erheben-mit-speedboat/) kann im Bereich des Anforderungsmanagements schon zu Veränderungen und positiven Erfahrungen führen.
  6. Das Visualisieren und Vergleichen von hybriden (klassisch und agil kombiniert) Projektstrukturen ist ein gutes Mittel, um frühzeitig Fallstricke der Struktur für die spätere Zusammenarbeit zu erkennen.
  7. In Strukturen wie einer klassischen Hochschulverwaltung muss mitunter die agile Binnenstruktur des Projekts mit klassischem Projektmanagement für das Projektumfeld kombiniert werden.
  8. Das A und O ist die Rollenklärung zu Projektbeginn.
  9. Kein agiles Projekt sollte ohne einen internen Scrum Master (ausgebildet und mit ausreichenden Ressourcen ausgestattet) an den Start gebracht werden.
  10. Selbstreflexion und die Überprüfung der Anpassung agiler Frameworks an die Projektumgebung sollten regelmäßig praktiziert werden.
  11. Es braucht seine Zeit, um geeignete Strukturen im Sinne von „Scrum nach Maß“ zu entwickeln. Dies gilt insbesondere für Organisationsentwicklungsprojekte in öffentlichen Einrichtungen mit hohem Multiprojektmanagementaufkommen.
  12. Regelmäßige Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern erzeugt Aufwand, führt jedoch zu höherer Akzeptanz gegenüber dem Projekt in der Gesamtorganisation.

Wir würden diesen Austausch gerne mit weiteren Personen, die sich im Hochschulkontext an agilen Projekten versuchen, fortsetzen. Good Practice Beispiele sind herzlich willkommen.

Ansprechpersonen:

Christiane Büchter: christiane.buechter@uni-bielefeld.de

Carolin Degener: carolin.degener@fh-bielefeld.de

Nora Jablonowski: nora.jablonowski@th-koeln.de

Lea Wüst: lea.wuest@fh-bielefeld.de

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OpenDigiLab

Wie wir mit Design Thinking unsere Universität von Morgen gestalten wollen.

Digitalisierung bedeutet für die Angehörigen der Hochschulen nicht nur die Nutzung neuer technischer Plattformen und Werkzeuge. Die Digitalisierung verändert die Abläufe und die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz in seiner Gesamtheit – organisatorisch und kulturell – und erfordert deshalb neue Kompetenzen und ein verändertes Mindset bei Lehrenden und Mitarbeiter*innen.

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Veröffentlicht in Allgemein, Ausprobieren, Erfahrungen

Die Musterwandler

Vor 8 Monaten haben sich die Musterwandler zum ersten Mal in Köln getroffen. 8 Monate sind lang, wobei wenn wir mal in Hochschulzeiten denken, ist es fast so, als wäre es gestern gewesen.

Als wir uns damals das erste Mal getroffen haben, war glaube ich keinem so klar, wo die Reise hingehen wird. Viele haben vor allem erst einmal Gleichgesinnte gesucht, die ebenfalls das Gefühl haben, dass man mit den klassischen Wegen in dieser neuen Zeit mit neuen Anforderungen und neuen Technologien und vielen neuen Fragen auch neue Antworten suchen muss.

Mittlerweile ist es so, dass die Arbeit mit den Musterwandlern sich anfühlt, als würde man im berühmten „Flow“ arbeiten: eins fügt sich zum anderen, jemand stößt neue Ideen an, jemand weiteres greift die Idee auf und es wird weitergedacht.

Alle neuen Musterwandlerinnen und Musterwandler sind herzlich willkomen! Schaut gerne einmal auf die Seite vorbei „Mitmachen bei den Musterwandlern“, welche Formen der Mitarbeit oder Vernetzung es gibt: https://musterwandler-hochschulen.org/mitmachen-bei-den-musterwandlern/

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Musterwandler-Initiative ist Netzwerkpartner des Creative Bureaucracy Festivals am 20./ 21.09.2019 in Berlin

Vom 20.-22. September 2019 veranstaltet der Tagesspiegel zum zweiten Mal das „Creative Bureaucracy Festival“, erneut in den historischen Hallen der Humboldt-Universität zu Berlin. Das Creative Bureaucracy Festival befasst sich mit Ideen und Lösungen, die den Öffentlichen Sektor voranbringen und bringt Menschen zusammen, die sich dafür einsetzen. Nach dem Erfolg des vergangenen Jahres (100 Programmstunden, neun Bühnen, 165 Sprecher, über 1.200 Gäste) kann man sich in diesem Jahr auf noch mehr Best Practice Beispiele, praxisorientierte Workshops, neueste Forschungsergebnisse und erfolgreiche Projekte aus dem In- und Ausland freuen.

Erstmals wird es auf dem Festival das International Forum of Government Innovation Agencies geben. Dabei treffen sich die Innovationsagenturen von nationalen Regierungen, Stadtbehörden und kommunalen Verwaltungen weltweit, um erfolgreiche Innovations- und Implementierungsstrategien zu diskutieren – vom GovLab Arnsberg über das Observatory for Public Sector Innovation der OECD bis zur Urban Task Force Mexico City.

Die Initiator/innen der Musterwandler-Initiative sind überzeugt, dass Kreativität und Bürokratie kein Widerspruch sind und Innovationen im öffentlichen Sektor das Gemeinwohl fördern. Deshalb unterstützen wir das Festival als Netzwerkpartner.

Informationen zu Sprecher/innen und zum Programm finden Sie hier: www.creativebureaucracy.net.

Im Rahmen unserer Netzwerk-Partnerschaft können wir Ihnen ein kostenfreies Ticket zum Creative Bureaucracy Festival anbieten. Bitte senden Sie bei Interesse eine entsprechende Mail an sabine.schulz@khm.de. Da das Ticketkontingent begrenzt ist, empfiehlt der Veranstalter eine zeitnahe Anmeldung.